Guidelines how to Fix Erroneous Birth Certificate

In the previous years, it was very difficult to correct erroneous birth certificate due to the rule that it had to be heard in court. This would prevent from further application from applicants due to the expense and time they had to spend for such errors that were mostly not their fault. Due to awareness of the problems regarding the matter, the rules were change. It is now easy to fix errors through Republic Act 10172.

This act further authorized the city or municipal civil registrar or the consul general to correct in clerical or typographical errors. However, the said errors are limited in scope. Here are some simple guidelines on what and how to fix these errors.

1. The errors should only be on errors in the day and month in the date of birth or sex of a person appearing in the Civil Register. This shall also include the change of first name or nickname. The error should be patently clear that there is indeed clerical or typographical error or mistake in the entry.

2. The act defined what clerical error is. Clerical error refers to “mistake committed in the performance of clerical work in writing, copying, transcribing or typing an entry in the civil register that is harmless and innocuous, such as misspelled name or misspelled place of birth, mistake in the entry of day and month in the date of birth or the sex of the person or the like, which is visible to the eyes or obvious to the understanding, and can be corrected or changed only by reference to other existing record or records”. However, this does not include change of age, nationality or status of the applicant. This definition refers to unintentional errors made out of negligence by the one who made the entry.

3. The form of the petition should be an affidavit subscribed and sworn to before a person in authority such as a lawyer who has the right to administer oaths. Supporting documents shall be attached to the affidavit such as the record wherein the error occur, 2 documents showing the correct entries and other pertinent documentary supporting evidence. Some evidence acceptable to support the claim are school records, medical certificates, and baptismal certificates issued by religious authorities. Change in sex or gender shall be accompanied by a certification from a physician that no sex transplant has occurred for said person applicant.

4. There should also be an attestation from law enforcement agencies that the applicant has no criminal records.

5. Reasonable fees will be collected for said change except for special privileges given to those who cannot afford it.

It should be noted that these processes should be followed for approval to fix the erroneous birth certificate. However, it should also be noted that change of surnames and other major errors such as nationality or status of the applicant will pass through a tedious process of court declaration. It is helpful then to gather as many documents as supporting evidence to fix the errors and hasten the process.

49 thoughts on “Guidelines how to Fix Erroneous Birth Certificate”

      • Hello!ang problema ko po ay yung apelyedo ko at lugar kung saan aq pinanganak..iligitimate child po ako..yun sa lugar imbes na Manila ang nakalagay is Mla.tapos yung sa apelyedo ko ganito.example..firstname:Ana Middle name:Santos Last name::no entry..hindi ako makakuha ng passport dahil dito,,pls help naman po..maraming salamat and gid bless..

        Reply
  1. Ako anh problema po nung skin ung medil ko tska po ung s medil ng papa ko.. Ano po pwd ko gawin.. Plz help nman po.. Lht po ng valid id ko tama po ung name n gingamit ko.. Salamat po.. Sna msagot ung tanong ko

    Reply
  2. Ang problema ko ay yong date of birth ko August 31, 1957 ang gamit ko mula sa baptismal hangang sa school, office, ids, passport & insuranceses. Yong nasa PSA record is August 30, 1957. Kailangan ko pa bang magbayad sa municipal ng bayan namin ng almost P6,000? Thank you

    Reply
    • Sa case ng brother ko, year of birth ang error sa BC. Should be FEBRUARY 10, 1961 not February 10, 1946. It was in 1946 when our parents got married.

      Reply
  3. My problem po yung medil name ko po, may erroneous, ano pa ang dapat kobg gawin para lng po ma clear yung medil name ko po? pa advice po sir/maam.

    Reply
    • Ok ba lang ho yun na before akong mag OFW ay nag exsecute kami/ako ng affidavite na notaryo pa para macorrect ang aking Date of Birth at Surname para ma isseuhan ako ng passport way back 1984. Since then ginagamit ko po itong tunay kong date of birth at surname hanggang naka 4 or 5 na renewal ako ng passport at wala namang problema. At kada kailangan kong mag submite ng birth certificate ko ay naka attached ang photo copy ng affidavite.

      Reply
  4. My problem po yung medil name ko po, may erroneous, ano pa ang dapat kong gawin para lng po ma clear yung medil name ko po? pa advice po sir/maam.

    Reply
  5. My problem sir/maam is, my gender i’m a boy my gender written in my birth certificate is female. What should i do? I need your advice sir/ma’am

    Reply
  6. Hi mam/sir ung spelling po ng kuya ko po mali po ang gamit po kase nya pasuquin pero po ang nakalagay s psa ay pasoquin paano po dapt gawin po

    Reply
  7. Good pm po ang provlema po sa akin ay ang gamit ko last ay ang last name ng lola ko. Sa side ng papa ko. Ano po dapat kong gawin sa mga school records ko po ang kasalumuyang gamit ko ay ang last name ng lolo ko hindi po iyong nasa birth. Thank you po!

    Reply
  8. pa help po may problem po ung titi ko kasi may sugat sa may bandang ulo tapos bihira na po cya tumigas mga 2x a week na lang

    Reply
  9. Ang problemank ung sa live brth ng anak k..hmd kmi kasal ng husbond k nun nlgay kc ng husbond k sa live brth ng anak k na kasal kmi..gsto k sna pabago un sa tutuo nmin ksal ng husbond k ano po dapat gawin

    Reply
  10. Gd pm po sir..aq ko prob ko gang ngyn dipa naasikaso sa registrar office sa amin na files kuna po lht naka publish na dn..name at middle name ang error ko po..napadala na po sa Lcr main..naibalik po sa prov nmin dhil 2 po nkapirma taga registrar.ngyn po nakatinga sa prov nmin yung document ko sa registrar offce sa prov nmin.

    Reply
  11. gud morning po. may problema po kasi sa gender ng asawa ko po imbes na Male po siya naging female po yong nasa birtcertificate niya po. ano po ba ang dapat gawin? gusto na po kasi namin mgpakasal hndi po kmi makasal gawa po ng problema niya sa gender. pa help po kung ano po dapat gawin.? thank you po

    Reply
  12. Ung name ko po sa marriage ko ay Ma. Teresa pero lahat po ng gnagmit ko pati sa bcert ko ay Ma. Theresa panu po ggwin ko

    Reply
  13. February 10,1961 po ako pero NSO result January 16,1946 na kasal ng mga magulang ko.Sana po matulungan ninyo ako.Salamat po.

    Reply
  14. pag po late registered pwede bng patanggal yun kasi gusto kong mag ofw eh my bansa na d tumatanggap ng bc na late registered…thank you po sa magiging sagot.

    Reply
  15. Good day po… May problem po ang NSO LIVEBIRTH ko…. Mali po ang apelyedo ko which is imbis na lucañas ang apelyedo ko, naging lucanas na lang…. Tsaka, yung details po ng marriage ng mga magulang ko…. Mali din po… Kasi, di pa sila kinakasal nung ipinanganak po ako…. Tapos, nakalagay sa livebirth ko na kasal sila at may date at location pang nakasaad… Pa help naman po kung anong gagawin ko po, pls….

    Reply
  16. Panu po pagmali ang b-day..lyk po ng s tatay q…. june 2 1961 po dpat ksu Jan.7 1964 po nklagay s birth certficate nya…. panu q po kya yan maaus…. pls help nman po….peo s lhat po ng id nya ung june 2 ang nklagay….hope po m2lungan nyo aq🙏🙏🙏

    Reply
  17. My sons last name is stil my wife’s…i signed at the hospital for my child to carry my last name since wer not yet married that time he is born.. i have a signature on the birth certificate from the hospital and when i got his authenticated birthcert from nso for his school requirements for grade 7 ,the lastname is still my wifes last name…PLS HELP WHAT DO I NEED TO DO …? thanks

    Reply
  18. tWIN PO ANG FRIEND KO. nA REGISTER PO SILA PAREHO .SA PARAAN NG LATE REGISTRATION. ANG MALI PO. HINDI NA INDICATE NA TWIN SILA. INSTEAD. SINGLE ANG NAILAGAY. EVERYTIME NA KUKUHA NG BIRTH CERTIFICATE. ISA LANG LUMALABAS NA BIRTH CERTIFICATE. ANO PO ANG DAPAT GAWIN?

    Reply
  19. pano po yun s birth certificate po ng pinsan ko FEMALE nakalagay ehh lalaki po cia MALE po dapat pano po process nun? ano pong dapat gawin?

    Reply
  20. Gd non po saan tayo pwd mag paayos sa mga mali spilling nag birth ko. Apilido nag papa. Pati birthday Ko. Panganlan ma mama ko sa ormoc city leyte ako na rehestro po pwd vah dito sa lapu lapu maayos or sa ormoc po..

    Reply
  21. Ang problema q po Middle name ng anak q which is my surname .ang nkalagay ay Repidio and my surname is dePedro…sa lucena city quezon prov q xa pinanganak. At d rin km kasal ..nkalagay kasal.km ng father nya….d po aq resident ng.lucena (naabutan.lng ng panganganak sa beach, were on vacation, after a week umuwi n km) im frm pangasinan …kya d q agad nakuha live bc nya kya late n ng makita q may mali sa certificate nya..myrun lng pong tumulong na matandang residente dun samin sa lucena nung manganak aq ,jya d q alam panung gagawin…..ngaun hirap xang makakuha ng documents. ..24years old na xa… Ano po dpt gawin at saan? Mgkano po babayaran? Salamat po

    Reply
  22. Ang aking problima ay yong last name AMANODDIN tapos ang naka lagay AMANODING. ano po gagawin ko kailangan kona ng passport

    Reply
  23. My daughter was born August 03, 2005. Single mom po ako and nakapangalan sa akin ung bata. There was no acknowledgement signed by his father. Pareho kami ng middle name at apelyido ng anak ko. Is there an error on that po?
    If there is, ano po ang dapat ayusin. I was only 17 when I gave birth kaya I didnt know legal basis in naming my child.
    I.need legal advises if there is a way to fix what needs to be fixed.

    Reply
  24. Good morning ang problema ko po sa birth certificate ko po ay ang month and date ko po, sa halip na august 17, 1968, ang sa PSA po is octuber 1, 1968, ang layo po ng agwat, ano po ba ang dpat kung gawin? Salamat po..

    Reply
  25. Hello po ,ang problema ko sa birth ay ang lastname ko ,middlename ko naging lastname ko at saka kasari.an ko pomali din,sana matulungan ninyo ako kasi nahihirapan ako magapply nangtrabaho dahil mali ang NSO birthcertificate ko,
    kung sakaling maayos ko birth ko magkano magastos na pera?
    sana masagot niyo tanong ko ,Maraming Salamat po.God Bless

    Reply
  26. Ang problema ko po ay yun middle name ko ay yun middle name ng nanay ko nung single pa siya.,bueno instead of urian ang entry ng middle name ko.

    Reply
  27. Hi po..yung akin po ang problema is kulang ng letter sa first name ko..bali dadagdagan po ng isa pang letter..ano po ang gagawain ko regarding dun..salamat po.

    Reply
  28. Mali po ang nakalagay sa middle name ko,imbes na surname ng mother ko is middle name ng mother ko ang nakalagay.then wala pong perma ng father ko ung affidavit.

    Reply
  29. lalaki poh ako pero on b.certificate ko poh ay pang babae pano poh b ito maisasaayos lahat poh ng documents ko ay male ang gender ko thanx

    Reply
  30. Ang sa mother ko po ang last name nya sa bc ay sa apilido ng lolo nya sa mother side yung ginagamit nya na last name is sa father nio po… Example po duca ang sa BC/PSA pero ang ginagamit nya is Jalmanzar pano po eto mafifix? Ano po ang dapat gawin..

    Reply
    • Yong husband ko po ng file late registration bday ny Nov 1964 nauna plng ng file yong younger brother ny June 1964 bali 5mos interval lng pero yong husband ko ang tama pg kuha nmn s nso yong s brother ny lumalabas ng try pano po ggwin nmn. Ty po

      Reply
  31. Ang problema ko nman po yung gender po ng anak ko female po kasi ang nakalagay sa birth certificate nya eeh lalaki po ang anak ko sabi naman po sa munisipyo magbabayad daw po ako ng 6000 Tapos yung mga requirements pa police clearance NBI clearance
    Pano ko po kukunan ng mga yun ang anak ko eeh 4years old pa lang siya

    Reply
  32. Paano po kaya makakahingi ng tulong para maipacorrect ang surname ko ng pangkadalaga, dapat po Villeson. Ngunit ang nasa record ng birthcertificate ko ay Vellison. May asawa na po ako pero ang lahat po ng identification ko ay Villeson ang spell na record. Ano po ang maari kong gawin? Mahal po kaya ang magagastos?

    Reply
  33. May i ask…ang problema ko po ay sa local birth certificate q po ay April 30,1980 at dahil dati dipa.namn po required ang psa or nso ayun na po ang ak8ng gamit mula grade 1 hanggang makapag asawa na aq..subalit ng marequire ang nso ako ay kumuha ng copy ng ak8ng birth certificate then i found out na iba ang birthday ko..how will i fix it..may i onow tje procedure? Thank you

    Reply

Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.